In deze rubriek worden dillema’s uit het financiële vak besproken. De serie is gebaseerd op het nieuwe HPO-boek van dr. André de Waal en Arend de Jong, waarin wetenschap en praktijkervaring samenkomen rond de belangrijkste dilemma’s in de financiële functie.
Stap voor stap live, zonder stilstand
ANDRÉ: “Arend, elke organisatie heeft het erover: we moeten van die oude systemen af en ‘naar modern’. De reflex is dan vaak: stekker eruit, nieuw erin. Hoe vaak lukt zo’n big bang nou echt?”
AREND: “Bijna nooit. De winkel blijft gewoon open. De klant wil geleverd krijgen, finance wil kunnen afsluiten, HR wil salarissen draaien. Het echte probleem is meestal niet dat het oude systeem het begeeft, maar dat het landschap eromheen vol zit met losse lijstjes, handmatige omwegen en definities die per afdeling verschillen. Je vervangt dan niet simpelweg een doos, je trekt aan een heel spinnenweb.”
ANDRÉ: “Dus de vraag is niet: hoe weg met het oude. De vraag is: hoe maak je het landschap leefbaar, zodat oud en nieuw een tijd naast elkaar kunnen bestaan zonder dubbel werk en zonder verrassingen?”
AREND: “Exact. Ik begin nooit met techniek, maar met onderdelen van de keten. Denk aan: klant, order, levering, factuur, grootboek. Per onderdeel vraag je: wat loopt stabiel en kan nog even mee? Waar lopen we echt vast, in tijd, fouten of risico? En wáár levert verbetering meteen waarde op? Als je cash sneller vrijspeelt door facturatie op te knappen, begin je daar. Niet omdat iemand een mooi plaatje heeft getekend, maar omdat de business daar wint.”
ANDRÉ: “En dan heb je eigenaars nodig per onderdeel. Iemand die de definities bewaakt, beslist over wijzigingen en aanspreekpunt is als het schuurt. Zonder dat wordt ‘vernieuwen’ een los zand-project.”
AREND: “Helemaal. En leg koppelingen tussen systemen vast als afspraken op papier: wat vragen we op, in welk format, en wat komt er terug? Geen vage ‘we koppelen wel’, maar duidelijke, verifieerbare afspraken. Zo kan het oude systeem blijven doen waar het goed in is – stabiele transacties – en bouw je eromheen nieuwe stukjes functionaliteit die via die afspraken praten. Je weekt het oude stap voor stap los: vandaag een klein stuk nieuwe functionaliteit, morgen nog een, totdat het oude blok steeds minder hoeft te doen.”
ANDRÉ: “De angst van veel CFO’s: jarenlange dubbele kosten. Twee landschappen onderhouden, extra beheer, migratieteams die maar blijven bestaan.”
AREND: “Die angst is begrijpelijk. Daarom maak je het concreet met drie vragen per onderdeel: wat kost het draaien vandaag (inclusief handwerk), hoe duur is veranderen (doorlooptijd van een weekje of drie maanden), en welk risico lopen we (incidenten, auditbevindingen, boetes)? Dan zie je waar het écht lekt. Soms is grootboek prima en zit de pijn in ‘offerte-naar-order’ omdat er vijf mailrondjes en drie Excel-letjes tussen zitten. Dan is je prioriteit duidelijk. Vernieuwen is geen geloof; het is doorlooptijd, foutkans en cash.”
ANDRÉ: “Data is de olifant in de kamer. Veel trajecten mislukken omdat nieuwe oplossingen worden gevoed met oude onduidelijkheid.”
AREND: “Daarom begin je….